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Prof. Dr. Christian Peifer

Interview

„Es gibt Industriestandards, die auch an der Universität sinnvoll angewendet werden könnten.“

Prof. Dr. Christian Peifer

Professor Dr. Peifer lehrt seit 2010 am Pharmazeutischen Institut an der Universität Kiel. Er bringt nicht nur Erfahrungen aus der universitären Forschung mit, sondern auch Wissen aus dem Privatsektor. Im Jahr 2003 gewann Professor Dr. Peifer den Boehringer Ingelheim Award für seine Doktorarbeit.

klik 2030: Wann wurde das Probenmanagement eingeführt? Und wie kam es zur Einführung?

Prof. Peifer: In der Pharmazie haben wir verschiedene Abteilungen mit mehreren ProfessorInnen die zunächst erst einmal unabhängig voneinander agieren was die Forschungschemikalien oder Verbrauchschemikalien angeht. Es gibt die Chemieabteilung, dann haben wir die pharmazeutische Biologie, die klinische Pharmazie und die pharmazeutische Technologie. Als ich 2010 hier anfing war die Idee, alle Abteilungen hinsichtlich des Chemikalienbedarfs zu vernetzen und das war mit dem CLAKS System möglich. Es ist ein professionelles Chemikalienlager und -kataster System, hieraus ergibt sich auch die Abkürzung CLAKS. Der ursprüngliche Einsatzpunkt des Systems liegt eher im Sicherheitsbereich, weil man mit dem System die relevanten Sicherheitsinformationen für Substanzen direkt zugänglich hat und übernehmen kann. Es gibt aber noch einige andere Vorteile, die sich aus dem System ergeben wie einer Ökonomisierung des Chemikalienverbrauchs und des Umgangs mit den Chemikalien.

Das System wurde von Professor Volkmar Vill an der Universität Hamburg mitentwickelt und es wird über die Firma LCI Publisher kommerziell vertrieben. Volkmar Vill ist ein hauptamtlicher Professor der Chemie in Hamburg. Generell gibt es eine einmalige Lizenzgebühr. Die Universität Hamburg wird zum Beispiel komplett verwaltet durch dieses System, also institutsübergreifend ist dieses System dort etabliert. Wir hier in der Pharmazie haben das System kostenfrei bekommen können.

klik 2030: Wie funktioniert das Probenmanagement bei Ihnen?

Prof. Peifer: Wir haben einen Workflow für das System hier an der Pharmazeutischen Fakultät entwickelt. Benötigt jemand eine bestimmte Chemikalie, ist der erste Schritt ein Blick in die CLAKS Datenbank. Gibt es die Chemikalie? In welcher Abteilung befindet sich die Chemikalie? Wer ist Ansprechpartner? Die Lagerung der Chemikalien ist vorwiegend dezentral in den verschiedenen Abteilungen organisiert. Jede Chemikalie, die bestellt wird, wird in dem System registriert. Bei Entnahme wird der jeweilige Verbrauch der Chemikalie durch die entsprechende Person eingegeben, so dass jeder sieht, wie viel Substanz noch im Bestand vorhanden ist.

Das CLAKS ist zugänglich für Professoren, Doktoranden und Studierende, die für ihre Abschlussarbeiten forschen. Auch Chemikalien, die für die Studierenden etwa in der Lehre eingesetzt werden, sind in dem System registriert. Idealerweise sind also alle Chemikalien, die hier verwendet werden, in dem System korrekt gelistet. Zudem sind die Gefäße alle mit einem Barcode versehen.

Man könnte das System auch so programmieren, dass Chemikalien automatisch nachbestellt würden, wenn sie leer sind oder nur noch eine bestimmte Menge davon vorhanden ist. Da gibt es verschiedenste Möglichkeiten. Die Funktion benutzen wir hier nicht, bei uns schaut immer noch jemand auf die Bestellungen drauf, bevor sie getätigt werden.

Die Einführung des CLAKS mit der Aktualisierung aller Bestände inklusive Altbestände hat circa zwei bis drei Jahre gedauert. Das geht nicht einfach mal so. Wenn man das System allerdings einmal etabliert hat ist es einfach, neue Chemikalien damit einzugliedern.

klik 2030: Wie wurde das Probenmanagement in der Fakultät angenommen?

Prof. Peifer: Das System wurde sehr gut angenommen, die Vorteile sind ja recht klar und wurden auch schnell gesehen. Trotzdem gab es zu Beginn Vorbehalte gegenüber so einem System. Zum einen was die Kosten anging, was in meinem Fall nicht greifbar war, da wir das System kostenfrei zur Verfügung gestellt bekommen haben. Zum anderen gab es Bedenken in Bezug auf die Anwendung bzw. bei der Pflege der Datenbank. Aber wenn man da Verantwortlichkeiten hat und es klar geregelt ist, dann ist das kein Problem. Wenn es eine Person gibt, die es hauptamtlich betreut, dann funktioniert es sehr gut. Natürlich ist das System nur so gut wie die Pflege und der Einsatz der Leute, die damit umgehen. Es kann schon einmal vorkommen, dass ein veralteter Datensatz im System ist, aber diese Fehlerquote ist bei uns sehr gering.

klik 2030: Welche Erfahrungen haben Sie im Laufe der Zeit mit dem Probenmanagement gemacht? Welche Vorteile haben sich herausgestellt? Gibt es Nachteile?

Prof. Peifer: Das System hat verschiedene Vorteile für uns. Zum einen sind die sicherheitsrelevanten Daten für alle zugänglich und wir haben dann nach Abstimmung mit den Abteilungen einen Workflow erarbeitet. Benötigt ein Doktorand beispielsweise eine Chemikalie für seine Forschung, ist der erste Schritt ein Blick in das CLAKS um zu sehen, ob diese Chemikalie bereits vorhanden ist. Sie müssen sich das so vorstellen, die Lieferanten schicken vielleicht fünf oder zehn Gramm an Substanz was in einem Gebinde geschickt wird, ich benötige aber für einen bestimmten Versuch vielleicht nur 50 mg. Was mache ich dann mit dem Rest? Wenn das nicht geordnet irgendwo steht und auch nicht zugänglich ist, dann musst das eventuell sogar entsorgt werden. Und jemand aus dem Nachbarlabor, der vielleicht ein ähnliches Problem hat, der bestellt jetzt die gleiche Substanz doppelt. Unser Workflow verhindert das jetzt.

Es gibt aber auch noch andere Vorteile. Mit dem System werden alle Produkte aus Abschluss- oder Doktorarbeiten erfasst und entsprechend gelagert mit Rückstellungsmustern. Diese Rückstellmuster werden dann eingelagert. Das ist zentral und transparent, die Produkte können jederzeit nachgeprüft werden. Früher gab es da unterschiedliche Maßstäbe und Vorgaben zur Beschriftung und Lagerung. Es war manchmal nicht mehr gut nachzuvollziehen oder manches ging sogar verloren. Ein weiterer großer Vorteil ist, ich habe die Substanz sofort zur Verfügung, wenn sie in der Datenbank aufgelistet ist und muss nicht auf die Bestellung warten.

Durch das System werden also Kosten minimiert, es gibt weniger Bestellungen und dementsprechend weniger Transport. Was zudem vielen nicht bewusst ist, der Ausgangsstoff für fast alle Chemikalien ist Erdöl, hier kann auch einiges eingespart werden, wenn man Mehrfachbestellungen verhindern kann. Es gibt also eine Reihe von Vorteilen von Kosteneinsparung über die Qualitätssicherung (wer hat was hergestellt, wo ist das Produkt gelagert, welche Eigenschaften hat es) bis hin zu Ressourcenschonung in den Bereichen Produktion, Transport und Entsorgung.

klik 2030: Hat sich die Zahl der Bestellungen oder der Bestellmengen geändert?

Prof. Peifer: Konkrete Statistiken zu den Bestellmengen bzw. der Reduzierung von Bestellmengen gibt es nicht. Aber wir merken schon, dass jetzt häufig Substanzen ausgetauscht bzw. untereinander angefragt werden, was früher in unnötigen Mehrfachbestellungen gemündet wäre.

Wir schätzen, dass wir circa 25% an Kosten einsparen, das ist aber schwer zu sagen, denn die Lieferantenkosten steigen fast jährlich. Da diese Kosten nicht stabil sind, ist das sehr schwer einzuschätzen. Was wir aber auch machen, sind Sammelbestellungen bei den verschiedenen Anbietern, so dass wir Lieferantenkosten sparen können. Das hat sich aber zum Beispiel auch erst im Laufe der Jahre entwickelt. Zu Beginn meiner Zeit hier an der Universität gab es noch gar keine Lieferkosten für die Chemikalien.

klik 2030: Ist das Modell des Probenmanagements auch für andere Institute sinnvoll? Würden Sie die Einführung eines Probenmanagements auch an anderen Instituten wie der Chemie oder Medizin begrüßen?

Prof. Peifer: Die Chemieinstitute hätten Bedarf, aber sie haben ein eigenes System. Prinzipiell kann ich mir vorstellen, dass alle Fakultäten, die mit der Problematik Inventarisierung zu tun haben, das System gut nutzen könnten. Man kann das System ja auch nicht nur für Chemikalien verwenden, man könnte es genauso gut auch für biologische Proben einsetzen. An einer anderen Universität wurde das System beispielsweise für Promotionsarbeiten eingesetzt. Man kann das System also auch für andere Fragestellungen oder Archivierungen nutzen. In der Medizin könnte man somit beispielsweise Zelllinien von Patienten erfassen und hätte diese als Rückstellmuster. Aber natürlich gibt es da auch verschiedene Softwares. Da müsste man schauen, welche am geeignetsten ist. Die Chemie hat zum Beispiel ein eigenes selbstkonstruiertes Erfassungssystem. Das ist allerdings nicht ganz so umfangreich wie CLAKS.

Ich kann aber auch manche Bedenken verstehen. Wenn Substanzen inventarisiert werden, sind sie von allen einsehbar, wenn man das nicht möchte etwa aus Patentgründen, dann würden die Substanzen herausfallen. Oder angenommen es gebe den Fall, dass das System fakultätsübergreifend angewendet wird, wie kann man das gegenrechnen, wenn eine Fakultät die Substanzen bezahlt hat und eine andere Fakultät diese nutzt? Das es aber gut funktionieren kann, zeigt wie gesagt beispielsweise die Universität Hamburg.

klik 2030: Sehen Sie noch andere Bereiche an der Fakultät oder Universität, die man in Bezug auf Nachhaltigkeit oder Effizienz verbessern könnte?

Prof. Peifer: Unser CLAKS-System wird aus verschiedenen Richtungen sehr häufig lobend erwähnt, aber eigentlich sehe ich das als eine Hoheitsaufgabe der Universität, den Instituten so ein System zur Verfügung zu stellen. Ich würde es begrüßen, wenn von oben so etwas angegangen werden würde. Mit so einem System befolgen wir Good Manufacturing Practice (GMP) Standards, also die Qualitätssicherung in der pharmazeutischen Herstellung. Ich war lange in der Industrie tätig, da würde man gar nichts anderes erwarten als so ein System bzw. eine systematische Erfassung etwa von Chemikalien vorzufinden. In der akademischen Forschung wird das durchaus divers gehandhabt.

 

Das Interview führte Chantal Zinke, klik 2030 - Christian-Albrechts-Universität zu Kiel.
Juni 2019